Informations CFA : zoom sur les critères de prise en charge financière et modalités de facturation des contrats d’apprentissage

CFA : retrouvez ici les critères de prise en charge financière et modalités de facturation des contrats d’apprentissage conclus à partir du 1^er janvier 2020.

Critères de prise en charge des contrats

Niveaux de prise en charge (NPEC) par certification proposés par la branche et validés par France compétences (référentiel sur le site de France compétences).
Majoration pour un apprenti reconnu travailleur handicapé pour les contrats conclus en 2020 : dans la limite de 50 % du NPEC
Majoration pour un apprenti reconnu travailleur handicapé pour les contrats conclus en 2021 : dans la limite de 4 000 €
Majoration de 10 % en cas de convention de réduction de durée pour les contrats de moins d’un an, dans la limite du NPEC annuel.

FRAIS ANNEXES 2020-2021

NATURE DES FRAIS	NÉGOCE	BÂTIMENT	TRAVAUX PUBLICS
Frais d’hébergement	6 € forfaitaires / nuitée (y compris petit-déjeuner)
Frais de restauration	3 € forfaitaires / repas (max 2/jour)
Frais de 1er équipement pédagogique : montant forfaitaire pour la 1ère année du contrat	500 € tous niveaux	500 € niveaux 3, 4 et 5	500 € niveaux 3, 4 et 5
Frais liés à la mobilité internationale des apprentis : montant identique pour tous les CFA sous réserve que la mobilité à l’étranger soit contenue dans le programme de formation	Forfait de 1 680 €
Frais annexes générés par la mobilité des apprentis vers la métropole
Frais annexes générés par la mobilité des apprentis vers d’autres collectivités d’outre-mer

Seuls les frais annexes financés par le centre de formation peuvent faire l’objet d’une prise en charge financière.
Tous les frais annexes doivent figurer au préalable dans la convention de formation.

Concernant les repas et nuitées, les CFA doivent indiquer le nombre et le montant global prévisionnels.
Concernant les frais de mobilité, l’engagement se fera par Constructys région à réception, en sus de la convention de formation, de la convention spécifique signée notamment avec l’employeur. Un nouvel accord de prise en charge sera adressé par les services de Constructys qui permettra au CFA de facturer ces frais.

Modalités de facturation

LA FACTURE

L’apprentissage n’est pas soumis à TVA, en conséquence, tous les types de frais doivent être facturés nets de taxes.

La facture établie sur papier en-tête de l’organisme de formation et mentionnant son numéro de SIRET doit comporter les informations suivantes :

date et numéro de facture,
numéro de dossier de Constructys,
le nom, le prénom de l’apprenti,
la raison sociale de l’entreprise,
la période facturée du …… au ……,
type de frais
> NPEC : indiquer le numéro de l’échéance et le montant conformément à l’accord de financement
> Repas et nuitées : nombre réel x forfait
> Premier équipement
> Mobilité

Les factures doivent être adressées sur la boite mail facture.apprentissage@constructys.fr
Merci de ne pas doublonner avec des envois papier ou sur d’autres adresses mails. En cas de relance, le CFA précisera la date du 1^er envoi de la facture ou transférera le mail d’origine.

La facture peut regrouper si elle est détaillée :

plusieurs échéances pour un même dossier en précisant les échéances et leur montant,
plusieurs dossiers pour une même échéance avec un détail par numéro de dossier,
les repas et les nuitées pour plusieurs dossiers,
le premier équipement pour plusieurs dossiers,
le premier équipement avec la première échéance pour un dossier.

Pour les factures multi-dossiers, il serait préférable de limiter à 15 dossiers. Toute anomalie sur un dossier bloque la facture complète.

CALENDRIER DE PAIEMENT

CONTRAT < 1 AN	CONTRAT > 1 AN	RUPTURE ANTICIPÉE
Versement d’un montant annuel selon niveau de prise en charge	Versement d’un montant annuel selon niveau de prise en charge	Versement dans les 30 jours à réception de la facture du CFA
50% du NPEC dans les 30 jours à réception de la facture du CFA	50% dans les 30 jours à réception de la facture du CFA > 25% avant la fin du 7ème mois > 25% au 10ème mois	Réalisé au prorata temporis de la durée du contrat d’apprentissage
Solde à la fin du contrat	Application du même rythme pour les années d’exécution du contrat d’apprentissage

Les factures pour les frais annexes (repas / hébergement) font l’objet d’une facturation séparée. Elles peuvent être établies à terme échu sur un calendrier identique à celui des factures liées au niveau de prise en charge des contrats.

Pièces à fournir

En tant qu’organisme de formation, dans le cadre du contrôle administratif et financier réalisé par l’administration, le CFA pourra être amené à justifier des demandes de financement des frais annexes auprès de l’administration (article L6361-1 et suivants).

Pour les niveaux de prise en charge (NPEC) :

Facture d’avance intermédiaire pour les niveaux de prise en charge (NPEC) : une mention d’attestation de réalisation pour la période précédente « je soussigné, Nom Prénom, fonction, certifie que le(s) apprenti(s) dont le(s) contrat(s) est(sont) facturé(s) pour la période du xx au xx est(sont) toujours inscrits dans les effectifs apprentis en formation ».
Facture pour le solde : accompagnée du certificat de réalisation.

Frais annexes

Seuls les frais annexes réellement portés financièrement par le centre peuvent être facturés.
Le centre de formation certifie exactes les informations portées sur la facture
Aucun autre justificatif ne sera transmis à l’OPCO.
Le CFA devra toutefois conserver les justificatifs concernant les repas et nuitées consommés ainsi que les justificatifs d’achat de matériel pour le forfait de premier équipement.

BON À SAVOIR
Matériel informatique : revalorisation des forfaits de l’aide au 1^er équipement pédagogique

En application du plan 1 jeune, 1 solution, le forfait de l’Aide au premier équipement a été élargi au matériel informatique pour permettre à tous les apprentis de pouvoir suivre leurs enseignements à distance.
En novembre 2020, les forfaits de l’aide au 1^er équipement ont été revalorisés par Constructys pour intégrer l’achat de matériel informatique.

Revalorisation des forfaits de l’aide au 1er équipement étendu à l’achat de matériel informatique

Le forfait de l’aide au premier équipement, élargi à l’achat de matériel informatique mis à disposition des apprentis suivant une formation dispensée à distance, a été revalorisé comme suit :

Bâtiment : 500 € jusqu’au niveau 5 (Bac + 2) – toutes formations
Négoce des Matériaux de Construction: 500 € tous niveaux – toutes formations
Travaux Publics : 500 € jusqu’au niveau 5 (Bac + 2) – toutes formations

Ce forfait, correspondant au plafond légal, s’applique la 1^ère année de tous les contrats conclus à partir du 1^er janvier 2020, avec effet rétroactif.

> Consulter les modalités de participation financière Constructys

Extension du forfait 1er équipement à l’achat de matériel informatique : les points clés

L’extension du forfait 1^er équipement est lié à l’achat par le CFA de matériel informatique, en vue de le mettre à disposition des apprentis disposant pas de ce matériel pour le suivi des formations à distance (ordinateur portable, tablette, clé 4 G).
La définition du 1^er équipement s’appuie sur la FAQ du Ministère du Travail relative à l’extension du forfait 1er équipement à l’achat de matériel informatique et sur le QR de la DGEFP sur la mise en œuvre de la reforme dans les CFA (actualisé le 7 décembre 2020).

Quelles démarches pour le CFA ?

Afin de faciliter la mise en œuvre de cette revalorisation auprès des CFA, pour tous les contrats transmis en 2020, il n’est pas nécessaire d’adresser un avenant aux conventions de formation ou de transmettre une nouvelle convention de formation. Constructys applique le nouveau forfait.
Pour tous les contrats signés à compter du 1er janvier 2021, merci d’indiquer dans la convention de formation le forfait de 500€ applicable.
Par ailleurs, les factures doivent intégrer ce nouveau forfait, même si l’ancien forfait est indiqué sur l’accord de financement.

Télécharger la note détaillée relative aux conditions de prise en charge et modalités de facturation des contrats d’apprentissage