Informations CFA : les critères de prise en charge financière et modalités de facturation des contrats d’apprentissage
CFA : retrouvez ici les critères de prise en charge financière et les modalités de facturation des contrats d’apprentissage conclus à partir du 1er janvier 2020.
Attention :
La gestion des avoirs change au 1er février 2024 ; elle est automatisée.
Cette évolution a pour but de simplifier vos démarches administratives et de fluidifier les échanges.
Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter la rubrique “les avoirs et trop-perçus” ci-dessous.
Attention :
Conformément à nos conditions générales de gestion et aux articles D6224-1 et R6123-33 du code du Travail, Constructys n’est pas en mesure de réaliser le paiement des frais de formation relatifs aux contrats dont la date de début d’exécution est antérieure à 4 ans.
Cette règle s’applique à :
- L’engagement d’un nouveau contrat,
- La demande d’augmentation de frais de contrat d’apprentissage déjà engagé par les services de Constructys.
Critères de prise en charge des contrats
LES COÛTS PEDAGOGIQUES
- Niveaux de prise en charge (NPEC) par certification proposés par la branche et validés par France compétences (référentiel sur le site de France compétences).
- Majoration pour un apprenti reconnu travailleur handicapé pour les contrats conclus à partir du 1er janvier 2021 : dans la limite de 4 000 €/an.
- Majoration de 10 % en cas de réduction de la durée du cycle de formation pour les contrats de moins d’un an, dans la limite du NPEC annuel. Une convention tripartite signée par l’ensemble des parties doit être fournie.
FRAIS ANNEXES 2024 POUR LES CONTRATS CONCLUS À PARTIR DU 1ER JANVIER 2024
NATURE DES FRAIS |
NÉGOCE |
BÂTIMENT |
TRAVAUX PUBLICS |
| Frais d’hébergement | 6 € forfaitaires / nuitée | ||
| Frais de restauration | 3 € forfaitaires / repas | ||
| Frais de 1er équipement pédagogique : montant plafond pour la 1ère année du contrat | 500 € tous niveaux | 500 € jusqu’au niveau 5 | 500 € jusqu’au niveau 5 |
| Frais liés à la mobilité internationale des apprentis : montant identique pour tous les CFA sous réserve que la mobilité à l’étranger soit contenue dans le programme de formation et fasse l’objet d’une convention spécifique |
Forfait obligatoire de 500 € + prise en charge plafonnée à 1 180 € pour :
Les frais de voyage : 1 aller / retour en classe économique |
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| Frais annexes générés par la mobilité des apprentis vers la métropole |
Forfait de 1 680 € |
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| Frais annexes générés par la mobilité des apprentis vers d’autres collectivités d’outre-mer | |||
Seuls les frais annexes financés par le CFA peuvent faire l’objet d’une prise en charge financière.
Tous les frais annexes doivent figurer, au préalable, dans la convention de formation :
- Concernant les repas et nuitées, le CFA doit indiquer le nombre et le montant global prévisionnels.
- Concernant les frais de 1er équipement pédagogique, le CFA doit indiquer un montant pour l’équipement fourni à l’apprenti(e).
– La définition du 1er équipement s’appuie sur le Précis du Ministère du Travail : Précis de l’Apprentissage : page 53 et annexe n°7 page 84. - Concernant les frais de mobilité, l’engagement se fera par Constructys en région à réception, en sus de la convention de formation, de la convention de mobilité spécifique signée par toutes les parties.
– En cas de réception de la convention de mobilité après le début du contrat d’apprentissage, un nouvel accord de prise en charge sera adressé par Constructys afin de permettre au CFA de facturer ces frais.
Modalités de facturation
LA FACTURE
L’apprentissage n’est pas soumis à TVA. En conséquence, tous les types de frais doivent être facturés nets de taxes.
La facture établie sur papier à en-tête de l’organisme gestionnaire et mentionnant son numéro de SIRET doit comporter les informations suivantes :
- date et numéro de facture,
- numéro de dossier de Constructys,
- le nom, le prénom de l’apprenti,
- la raison sociale de l’entreprise,
- la période facturée du …… au ……,
- le type de frais
– NPEC : indiquer le numéro de l’échéance et le montant conformément à l’accord de financement,
– Repas et nuitées : nombre réel x forfait,
– Premier équipement,
– Mobilité.
BON À SAVOIR
- Une facture peut regrouper, si elle est détaillée :
– plusieurs échéances pour un même dossier en précisant les échéances et leur montant,
– plusieurs dossiers pour une même échéance avec un détail par numéro de dossier,
– les repas et les nuitées pour plusieurs dossiers (avec un détail par numéro de dossier),
– le 1er équipement pour plusieurs dossiers (avec un détail par numéro de dossier),
– le 1er équipement avec la première échéance pour un dossier.
Pour les factures multi-dossiers, il sera préférable de limiter à 15 dossiers par facture. Toute anomalie sur un dossier bloque la facture complète.
- Facturation des frais annexes
Seuls les frais annexes réellement portés financièrement par le CFA peuvent être facturés.
Le CFA certifie exactes les informations portées sur la facture.
- Facturation des frais de repas et d’hébergement
Ils font l’objet d’une facturation séparée. Les factures peuvent être établies à terme échu sur un calendrier identique à celui des factures liées au coût pédagogique (échéances) des contrats. - Facturation des frais de 1er équipement pédagogique
Une seule facture sera admise par contrat. Elle doit correspondre au montant réel supporté par le CFA dans la limite de 500 euros.
AUTRES PIÈCES À FOURNIR
Pour la facturation des coûts pédagogiques (dans la limite du NPEC) :
- Facture d’avance intermédiaire :
– Le certificat de réalisation stipulant que l’apprenti est toujours en formation sur l’échéance facturée
OU
– Une mention d’attestation de réalisation pour la période précédente « je soussigné, Nom Prénom, fonction, certifie que le(s) apprenti(s) dont le(s) contrat(s) est(sont) facturé(s) pour la période du xx au xx est(sont) toujours inscrits dans les effectifs apprentis en formation ».
- Facture pour le solde : accompagnée du certificat de réalisation final.
Pour la facturation des frais annexes :
Aucun justificatif ne sera transmis à l’OPCO pour l’ensemble de la facturation des frais annexes.
Le CFA devra toutefois conserver les justificatifs concernant ces frais annexes (repas et nuitées consommés, justificatifs d’achat de matériel, dépenses dans le cadre de la mobilité).
BON À SAVOIR
En tant qu’organisme de formation et dans le cadre du contrôle administratif et financier réalisé par l’administration, le CFA pourra être amené à justifier des demandes de financement des frais annexes auprès de l’administration (article L6361-1 et suivants).
LES AVOIRS & TROP-PERCUS
Nouveauté : Constructys automatise la gestion des avoirs
Le processus de gestion des avoirs de Constructys évolue.
À compter du 1er février 2024, la gestion des avoirs est automatisée.
Cette évolution a pour but de simplifier vos démarches administratives et de fluidifier nos échanges.
Comment ça marche ?
Lorsqu’un solde négatif est identifié sur un dossier :
- Vous recevrez votre facture proforma d’avoir avec le relevé de détails.
- Vous nous transmettez votre facture d’avoir sur papier à entête.
- Les montants des avoirs seront automatiquement déduits du paiement de vos prochaines factures.
Cas particulier :
Si un mois après la réception de l’avoir l’OG n’est pas en capacité d’envoyer une nouvelle facture, Constructys demandera un règlement par chèque ou par virement du trop-perçu.
Retrouvez en synthèse le processus de gestion des avoirs
2 types de transmission possibles à Constructys
Hors transmission via l’API
Les factures doivent être adressées sur la boite mail facture.apprentissage@constructys.fr
Merci de ne pas doublonner avec des envois papier ou sur d’autres adresses mails.
En cas de relance, le CFA précisera la date du 1er envoi de la facture ou transférera le mail d’origine avec les factures.
Transmission via l’API (pour les CFA accrochés)
La facture est transmise par l’OG via l’API avec les pièces obligatoires.
L’OG peut facturer plusieurs échéances sur une facture unique. En revanche, pour Constructys, il n’est pas possible de déposer de factures multi apprenants via l’API.
CALENDRIER DE PAIEMENT
CONTRAT < 1 AN
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CONTRAT SUPERIEUR OU EGAL 1 AN
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| Versement pour une année d’exécution de contrat : | |
| 50%du NPEC dans les 30 jours à réception de la facture du CFA | 40% dans les 30 jours à réception de la facture du CFA 30% avant la fin du 7ème mois 30% au 10ème mois |
| Solde à la fin du contrat | Application du même rythme pour les années suivantes jusqu’à l’échéance de solde |
À noter, pour les contrats d’apprentissage conclus jusqu’au 31 décembre 2020, le rythme de facturation appliqué est de 50% le 1er mois d’exécution du contrat, 25% les 7ème et 10ème mois d’exécution du contrat.
FOCUS RUPTURES
En cas de rupture du contrat d’apprentissage, l’entreprise ou le CFA envoie la notification de rupture à la Direction Régionale Constructys dont relève l’entreprise.
Il est impératif d’indiquer s’il y a poursuite de formation ou non.
En cas de poursuite de formation, merci de nous indiquer la date de fin de formation sur le formulaire de résiliation.
Le traitement de la rupture par Constructys donne lieu à un accord de prise en charge rectificatif avec un nouvel échéancier de facturation (réalisé au prorata temporis de la durée du contrat d’apprentissage).
En conséquence, le CFA doit envoyer la facture de solde des contrats d’apprentissage rompus après réception de ce nouvel accord.
En effet, nous rappelons que le Centre de Gestion ne met en paiement que les factures conformes à l’échéancier de facturation émis par Constructys. Dans le cas contraire, celles-ci sont retournées.
Constructys effectue le versement dans les 30 jours à réception de la facture du CFA.
> Constructys met à disposition un formulaire d’information de la rupture facilitant les démarches administratives : Télécharger le formulaire de rupture d’un contrat d’apprentissage
POUR ALLER PLUS LOIN : METTRE EN OEUVRE ET FINANCER L’ALTERNANCE
Précis de l’Apprentissage
Le ministère de Travail met à disposition des acteurs de l’apprentissage un document de référence portant sur contrat d’apprentissage, le nouveau modèle des CFA et le financement de l’apprentissage.
Aides aux contrats en alternance : guide pratique à destination des employeurs et des organismes de formation
Un guide pour faciliter l’identification et l’obtention des aides d’État aux contrats en alternance, et éviter aux entreprises des erreurs de saisie lors de la rédaction du contrat ou de la Déclaration Sociale Nominative (DSN).
France compétences
CODE RNCP : Pour être éligible, la formation doit être inscrite au RNCP, valide et ouverte à l’apprentissage. Si tel n’est pas le cas, la demande d’enregistrement se fait auprès de France Compétences. Toutes les informations sur le site https://www.francecompetences.fr/